5 אוטומציות שיכולות להגדיל עסק!

אני אוהבת כותרות קליקבייט. הן נשמעות תמיד גרנדיוזיות ומפוצצות, אבל… הפעם הכותרת הזו משקפת את המציאות. מה אם יכולתם להגדיל את התפוקה שלכם בעשרות אחוזים, מבלי להגדיל את כוח האדם שלכם? כמה לקוחות נוספים תוכלו להכניס? בכמה יגדלו הרווחים שלכם? יש לנו מספר? מדהים. אבל איך מתחילים? הנה כמה רעיונות לתהליכי אוטומציה עסקית שיתנו לכם השראה ויקפיצו את התפוקה והרווחים.

קודם כל, אוטו-מה?

כמה פעמים עשיתם את אותה פעולה בעסק שוב ושוב ושוב – שלחתם את אותו מייל, הוצאתם את אותה הצעת מחיר, עשיתם את אותו הפולואפ, הקמתם את אותה משימה במערכת ניהול משימות? שלחתם את אותה תזכורת לתשלום (זה תמיד כיף, נכון?)? עסק שעובד נכון עובד בחזרתיות. אין מנוס, אבל זה לא אומר שאתם צריכים לבצע את זה. מי כן?

דמיינו את מודעת הדרושים הבאה:

*דרוש!

עובד שעובד מסביב לשעון, 24 שעות, 7 ימים בשבוע – שיטפל בכל ה״מסביב״ שוב ושוב ושוב בלי להתלונן. 

שכר: 3% משכר מינימום.

*הפנייה מיועדת לכל המינים והבוטים.

לא, אני לא מדברת על ניצול ילדים במפעל בסין חלילה, אני מדברת על כלים אוטומטים שעובדים בשביל העסק ומשאירים להם ולעובדיהם את המשימות שאף בוט/כלי אוטומטי יכול לבצע במקומם – פעולות הדורשות יחס אישי, יצירתיות, יוזמה ועוד.

אז איפה אפשר להכניס אוטומציה בעסק?

שמחה ששאלתם! לפני שאני פורסת לכם את הרעיונות שלי, הנה קצת השראה בוידאו.

1 | קיקאוף מהיר לתהליך מכירה איכותי

עשיתם קמפיין מדהים. קיבלתם ים של לידים. אממה, הם נחתו לכם במייל ועכשיו, אתם עוברים אחד אחד ומזינים במערכת ניהול לקוחות / אקסל / רושמים פתקיות / זוכרים בראש (או שלא). חברים, חברו את הקמפיין ישירות למערכת ניהול לקוחות וחיסכו זמן עבודה יקר, שלא נדבר על איבוד לידים.

לא חידשתי לכם? אוקיי. בואו ניקח את זה צעד אחד קדימה.

טיפ של אלופים: מייל לליד שלחתם?

לא כזה של ״תודה שפנית אלינו״. אצלי בחברה, כל ליד מקבל מייל אישי ממני שנשלח אוטומטית. בתוכן המייל אני שואלת מתי זמן מתאים לדבר ושולחת לינק ליומן שלי. אז בזמן שאני מדברת עם לידים חדשים, לידים דנדשים קובעים פגישה וממלאים לי את היומן. יכולה להגיד ש-1 מתוך 2 קובעים פגישה ביומן. כבר חסכתי התחלה מגומגמת של שיחת מכירה שכולנו מכירים עם: ״זה זמן טוב? לא? את בנסיעה? בפגישה? בדרך לרופא שיניים?״

2 | ים של חשבוניות בשתי עיניי

עברו חודשיים והופ! קופצת תזכורת לשלוח לרו״ח את החשבוניות שקיבלתם מספקים. הצייד מתחיל. אתם פותחים את תיבת המייל, מקמטים את המצח, אתם עוברים מייל מייל במשך שעות, נימים צצים לכם בעיניים (יותר מדי גרפי?), שומרים חשבונית חשבונית, מדפיסים אחת אחת (מה עם העצים?!) ושולחים לרו״ח. כמה זמן התהליך הזה לקח לכם? כשעשיתי את זה ידנית, בגדול, זה הרגיש כמו נצח. היום, כל החשבוניות יורדות לי באופן אוטומטי לתיקייה יעודית. האמיצים שולחים את החשבוניות ישירות לרו״ח מדי חודש באופן אוטומטי. אני דווקא מעדיפה לעבור על הדברים להיות עם היד על הדופק.

אגב, אם עולם האוטומציות מדליק אתכם מכל סיבה, יש לנו קורס אוטומציות עשיר ומושקע. תציצו!

3 | למה הו למה שוב הבריזו לי?

האוטומציה הזו היא לכל המטפלים, עו״ד, יועצים וכל מי שגובה תשלום על פגישות, אבל גם לכאלו שעובדים הרבה מול לקוחות בעולמות של מכירות לדוגמה. בעולמות הללו, יש מונח מוכר הנקרא ״No Show״. אנחנו מדברים על כל המבריזנים. כן, זה לא מגניב. על אף שלעיתים יש הצדקה להברזה, בואו נשים את הדברים על השולחן – הזמן שלכם שווה כסף! איך מונעים את זה? שולחים הודעה אוטומטית לפני כל פגישה המבקשת מהלקוח לאשר את הפגישה. מה זה נותן לנו? קודם כל, אם אתם לא עושים את זה, זה כבר יוריד לכם משמעותית את אחוז ההברזות. אם אתם עושים את זה או מישהו מטעמכם, יש לי רק שאלה אחת בשבילכם. למה הו למה לשרוף זמן עבודה על הפעולה הזו כשאפשר להספיק עוד המון דברים אחרים משמעותיים?

4 | כמה פעמים פתחת את אותה משימה ושום דבר לא קרה?

זו אוטומציה שאני מאוד מחבבת כי היא סוגרת המון, אבל המון קצוות בעת כניסת לקוחות חדשים. חישבו כמה פעולות אתם עושים מהרגע שליד חתם על הצעת המחיר כדי להניע את הקליטה שלו? כמה תהליך הכניסה שלכם איכותי ושירותי? כדי לקלוט לקוח חדש, קורים אצלי לא פחות מ-8 פעולות ברזולוציות הקטנות ביותר! (בחיי, ספרתי עם הידים והכל!). לא מאמינים לי? ובכן… אתם מוזמנים לקרוא ואם לא בא לכם, יכולים לדלג לאוטומציה הבאה.

אלו הפעולות שקורות אצלי בחברה: 

  1. מערכת ה-CRM מתעדכנת שהלקוח חתם
  2. לקוח מוקם במערכת הנה״ח
  3. נשלח מייל למנהלת התיפעול והפיננסי שתוציא דרישת תשלום
  4. יוצאת דרישת תשלום
  5. הלקוח מוקם במערכת תיעוד שעות עבודה 
  6. נפתח פרויקט במערכת תיעוד שעות עבודה עבור אותו לקוח
  7. נפתח פרויקט חדש במערכת ניהול פרויקטים עם שלל משימות
  8. נשלח מייל וולקום ללקוח (זוכרים את החלק של תהליך איכותי ושירותי?)

לא היה נחמד אם זה היה נחסך לכם והיה קורה אוטומטית? 🙂

5 | אופטימיזצית הכנסות – כמה? מאיפה? איך?

דמיינו עולם בו כל פעם שהלקוח רכש מכם, הייתם יודעים בדיוק מאיזה קמפיין הוא הגיע, איזה פלטפורמה נתנה לכם את הכי הרבה תפוקה (פייסבוק/גוגל/אינסטוש?), איזה קריאייטיב הכי ממיר? אולי חלק מכם ישיב: ״טוב, אנחנו יודעים. בגדול. רק צריך לקפוץ בין כל פלטפורמות הפרסום, להוריד אקסלים, להריץ פיווטים, נוסחאות, לייצר טבלאות עוגה וזה כל חודש, כי בחיית, יש לי ים דברים על הראש״. מה אם אגיד שאין צורך בזה וכל המידע הזה יכול להיות נגיש? אתם בטח תשיבו לי: ״כן ליזי, ברור, וכמובן שאנחנו פותחים את החלון בבוקר, ציפורים מצוירות נוחתות לנו על היד ואנחנו פוצחים בשיר אקפלה עם אוקטבות של מריה קארי״. אז אפשר להפסיק לדמיין! 

איך עושים את זה? קודם כל – כשליד נפתח במערכת ניהול הלקוחות שלכם (זוכרים ממה התחלנו? זה נעשה אוטומטית, כן?) תדאגו שיוזן מראש מקור ההגעה ושאר הפרטים שאתם רוצים לנתח. דאגו שיהיה לכם במערכת ניהול הלקוחות דשבורדים המנתחים את המידע ומציגים פילוחים עם סינון של לידים שנסגרו בלבד, עם פילטור לפי מקור הגעה. לאחר מכן, תרדו לכל רזולוציה שתרצו, המידע מוכן לכם ונגיש בכל עת.

לסיכום – אוהבים נקניקיות?

אני יודעת. אני נשמעת כמו קריינית פרסומת סטייל ״אוהבים נקניקיות?!״, אבל עולם האוטומציה הוא באמת עולם מופלא שהופך את העסק לאפקטיבי ואתכם טובים יותר בכל תחומי העבודה שלכם – הזמן שלכם ינוצל להובלה, לצמיחה, למהות של התפקיד שלכם. 

אם אתם דווקא מאלו שחושבים על התחום, יכולה להגיד מנסיון שאין כיף גדול יותר לבוא ללקוח, להגיד לו, בוא ספר לי מה היית חולם שיקרה בעסק שלך, למצוא לו פתרון, ליישם ולהיות שותף להצלחה שלו, במיוחד בעידן שמעבר לדיגיטל ואוטומציה הוא קריטי להישרדות של עסקים.



ליזי כרמי

ליזי כרמי

היה מעניין?
איזה קטע, במקרה יש לנו קורס בנושא

ליזי כרמי

ליזי כרמי